ASSISTANT.E ADMINISTRATIF.VE

ASSISTANT.E ADMINISTRATIF.VE - Min 5 ans d'experience

AAFH! ARCHITECTE recherche ASSISTANT.E avec minimum cinq années d’expérience.

Maîtrise du français et des règlementations pour des projets en région wallonne et bruxelloise.

Poste pour disponibilité rapide

Mail - info@aafh.be tel +32 2 512 15 84

ASSISTANT.E ADMINISTRATIF.VE

L’assistant.e administratif.ve collabore avec un ou plusieurs responsables (chef.fe de projet, directeur.rice de projet, associé) afin d’assurer le suivi administratif, commercial et comptable des projets, des demandes d’autorisation administratives et des consultations.

Il/elle est amené.e à tenir les agendas des projets, préparer les courriers et les éléments administratifs des dossiers techniques, transmettre les informations aux équipes internes et externes.

Savoirs / connaissances

• Procédure et règlementation des marchés publics et privés / domaine de la construction

• Outils bureautiques

• Compétences rédactionnelles

• Notions de comptabilité

Savoir-faire / compétences opérationnelles

• Recueillir et transmettre des informations

• Réaliser des envois et des dépôts de dossier

• Rédiger des pièces administratives

• Réaliser des tableaux de suivi comptable et administratif / rédaction de contrat

• Finaliser des dossiers

• Mettre à jour des agendas

• Organiser des réunions, évènements, conférence

• Diffuser des documents

• Garantir la qualité de l’accueil et la fluidité des relations intra-entreprise

• Prioriser son travail

• Participer à la communication, au suivi administratif et financier des projets (études et réalisation)

• Préparer les dossiers de réponse aux appels d’offres de maîtrise d’œuvre / contact entreprise / suivi offre de prix

• Contribuer à la gestion de l’entreprise

COMPÉTENCES ASSOCIÉES AUX ACTIVITÉS

• Participer à la communication, au suivi administratif et financier des projets (études et réalisation)

➢ Tenir l’agenda des projets et organiser des réunions en coordination avec les responsables de projets

➢ Élaborer des tableaux de bord en recueillant les informations utiles

➢ Assurer la préparation et le suivi des pièces administratives et comptables des projets en coordination avec les responsables de projets

➢ Assurer la diffusion des informations aux parties prenantes du projet (internes et externes) à l’aide des canaux de communication dédiés

➢ Préparer les éléments du volet administratif et formaliser les dossiers de consultation des entreprises en recueillant les aspects techniques auprès des responsables de projet et en respectant les cadres réglementaires

➢ Assurer le suivi administratif à chaque phase des consultations (lancement, réponse, attribution) en utilisant des outils de reporting.

➢ Élaboration et suivi des devis et propositions

➢ Suivi et recouvrement des créances

➢ Rédaction de la correspondance confidentielle

➢ Gestion des litiges administratifs et des relations avec les conseillers juridiques et les assureurs

➢ Gestion de la relation avec le prestataire informatique et suivi des incidents techniques

➢ Mise en place et mise à jour des processus administratifs internes et des outils de suivi

➢ La maîtrise du français, de l'anglais et du néerlandais est un atout

• Préparer les dossiers de réponse aux appels d’offres de maîtrise d’œuvre

➢ Réaliser une veille des appels d’offres et transmettre les propositions à la direction d’agence

➢ Collecter et assurer le montage et la complétude des dossiers de candidature et d’offre en respectant les formats imposés par les maitres d’ouvrages

➢ Déposer les réponses aux appels d’offres et en assurer le suivi

ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL ET INTERLOCUTEURS

Interactions avec des acteurs internes à l’entreprise d’architecture (dirigeant.e et associé.e d’une entreprise d’architecture, directeur.rice de projet, chef.fe de projet, expert.e, personnel administratif, équipes communication, services supports…) et externes (prestataires, entreprises, administrations…)

Métier qui s’exerce principalement au bureau

Savoir-être / compétences comportementales

• Être diplomate

• Être proactif

• Être à l’écoute

• Être rigoureux et précis

• Avoir l’esprit d’équipe

• Être organisé

DOMAINES DE COMPÉTENCES COMPÉTENCES ASSOCIÉES AUX ACTIVITÉS (SUITE)

• Contribuer à la gestion de l’entreprise

➢ Assurer l’accueil et l’interface entre l’entreprise et ses interlocuteurs

➢ Assister les équipes de direction en gérant les agendas, les prises de rendez-vous commerciaux...

➢ Assurer le bon fonctionnement logistique au quotidien de l’agence en contrôlant l’état des stocks, des fournitures, commande, fiches techniques, etc…

➢ Participer à la cohésion interne de l’entreprise et à la diffusion d’informations sociales en animant des réunions d’informations et en organisant des moments de convivialité

COMPETENCES TECHNIQUES (Hard Skills)

• Bureautique avancée : Maîtrise parfaite du Pack Office (Word, Excel, PowerPoint).
• Culture architecturale : Connaissance du vocabulaire technique du bâtiment et des procédures d'urbanisme (Code de l'urbanisme).
• Outils spécifiques (un plus) : Notions sur des logiciels de gestion de chantier ou parfois des logiciels de dessin (CAO/DAO comme AutoCAD) pour l'archivage ou de petites modifications.

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Vous intégrerez l'équipe Architectes, permettant ainsi aux équipes de projet de réaliser leurs projets architecturaux en toute sérénité. Nos valeurs fondamentales sont l'esprit d'équipe, l'intégrité, l'efficacité, la disponibilité et la créativité.

Ce poste est à pourvoir immédiatement – ​​3 ou 4 jours par semaine – en freelance ou en CDI

annonce postée le 24 mars 2026